Kunden und CRM
- Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter in einem Adressstamm
- Kundengruppen mit eigenen Konditionen
- Vollständige Vorgangs- und Kommunikationshistorie
- Bonität, Kreditlimit, Sperrvermerk
- Import und Export inklusive Dublettenprüfung
Alles, was zwischen Anruf und Zahlungseingang passiert.
Der Umfang stammt aus der Analyse von IQrent 1.6: 76 Datenbanktabellen, fünfzehn Funktionsbereiche, über zwanzig Jahre Praxis, plus dem, was Betriebe in dieser Zeit vermisst haben. Was in Version 4.4 neu ist, steht dabei.
Vorgänge und Belege
Ein Vorgang ist die Klammer um alles, was zu einem Auftrag gehört. Belege entstehen darin, erben voneinander und bleiben nachvollziehbar verknüpft.
Belegarten
- Anfrage, Angebot, Reservierung, Mietvertrag
- Lieferschein, Rückschein, Differenzliste, Stückliste
- Rechnung, Teilrechnung, Anzahlung, Stornorechnung, Gutschrift
- Kaufbelege für Verkaufsartikel im selben Vorgang
Adressen und Zuständigkeit
- Vertragsnehmer, Rechnungsempfänger und Lieferadresse getrennt führbar
- Adressen aus verschiedenen Datensätzen kombinierbar
- Weitere Ansprechpartner je Vorgang
- Zuständiger Mitarbeiter, Standort, Kostenstelle
Neu in 4.4
- Ein einheitliches Belegmodell statt getrennter Tabellen je Belegart, Änderungen wirken durchgängig statt an fünf Stellen gepflegt zu werden
- Vollständige Änderungshistorie pro Beleg und Position, GoBD-tauglich
- Belegvorschau mit denselben Daten wie der spätere Druck
- Freigabe- und Sperrlogik über Rollen, etwa ab bestimmten Auftragswerten
Dokumente
- Serverseitige PDF-Erzeugung mit eigenem Layout und Briefpapier
- Mehrsprachige Belege: Sprache folgt dem Kunden, nicht dem Bediener
- Anlagen: AGB, Sicherheitsdatenblätter, Prüfnachweise
- Versand als Mail direkt aus dem Vorgang, mit Ablage im Verlauf
Artikel und Bestand
Ein Verleihbestand besteht selten aus einer Sorte Ding. IQrent kennt vier Artikeltypen, weil Verleihbetriebe vier Arten von Dingen vermieten.
| Artikeltyp | Wofür | Wie gerechnet wird |
|---|---|---|
| Serienartikel | Maschinen, Bühnen, Fahrzeuge: jedes Stück individuell | Masterartikel mit Einzelstücken (Childs). Jedes Stück hat Seriennummer, Prüftermin, Zählerstand und eigene Historie. |
| Massenartikel | Stühle, Garnituren, Kabel, Geschirr | Nur Stückzahl. Verfügbarkeit als Menge, Schwund und Bruch als laufende Korrektur. |
| Sets und Bundles | PA-Anlage, Bühnenpaket, Baustellen-Set | Verfügbar nur so weit wie die knappste Komponente. Kalkulation entweder aus den Teilen oder als eigener Setpreis. |
| Leistungen und Aufwände | Montage, Transport, Reinigung, Bedienpersonal | Keine Bestandsführung, aber volle Preis- und Beleglogik. Pauschal, nach Stunde oder nach Kilometer. |
Stammdaten
- Kategorien und Baumstruktur
- Eigene Felder ohne Programmierung
- Bilder, Datenblätter, Bedienungsanleitungen
- Verleih- und Verkaufsartikel in einem Datensatz
Lagerlogik
- Lagerplätze, Niederlassungen, Standortwechsel
- Wareneingang mit Einkaufspreis je Zugang
- Wartung, Reparatur, Sperrzeiten
- Reinigungs- und Transportpuffer je Artikel
Neu in 4.4
- Prüf- und Wartungstermine als eigene Sperrzeiten in der Dispo, nicht als Notiz
- Wiederbeschaffungswert und Auslastungsgrad je Artikel als Kennzahl
- Verlustpreis am Artikel für die Nachberechnung bei Verlust
Verfügbarkeit
Die Frage „Ist das noch frei?“ ist im Verleih überraschend schwer. Sie ist der Grund, warum es Verleihsoftware gibt, und die Stelle, an der die meisten Systeme ungenau werden.
- Spitzenbelegung statt Summe. Gerechnet wird der schlechteste Tag im Zeitraum, nicht der Durchschnitt. Sonst ist ein Artikel „verfügbar“, der es an einem einzigen Tag nicht ist.
- Klare Sperren. Ein Angebot zeigt nur einen Hinweis. Reservierungen halten Bestand bis zum Ablaufdatum, Mietverträge bis zur Rückgabe. Abgelaufene Reservierungen geben Bestand von selbst frei.
- Sets rechnen durch. Ein Set ist so verfügbar wie sein knappstes Teil, und das System sagt, welches Teil der Engpass ist.
- Puffer sind Teil der Belegung. Rückreinigung, Prüfung, Transporttage werden mitgesperrt statt nachträglich als Konflikt entdeckt.
- Offene Mietdauer. Mieten ohne festes Ende sperren rollierend weiter, bis zurückgegeben wird.
- Überbuchung ist erlaubt, aber sichtbar. Wer bewusst überbucht, weil ein Rückläufer erwartet wird, kann das, und sieht es im Board rot, bis es aufgelöst ist.
Warum das getestet gehört
Die Verfügbarkeits-Engine ist als eigener Domain-Service gebaut und mit automatisierten Tests abgesichert, inklusive der Fälle, die im Alltag wehtun: verspätete Rückgabe, offene Mietdauer, Set-Engpass, überlappende Optionen, gleichzeitige Buchung durch zwei Bediener.
Dieselbe Engine beantwortet auch die Anfrage aus dem Portal. Es gibt keine zweite, vereinfachte Rechnung für den Onlineshop, das ist der klassische Weg zur Doppelbuchung.
Preisfindung
Preise im Verleih hängen an vier Dingen gleichzeitig: was, wie lange, für wen, unter welcher Vereinbarung. IQrent löst das in einer festen Reihenfolge, damit derselbe Fall immer denselben Preis ergibt.
Die Preiskette
Von oben nach unten wird gesucht, der erste Treffer gewinnt:
- Manueller Sonderpreis in der Position
- Rahmenvertrag oder Projektpreis des Kunden
- Kundengruppen-Preisliste
- Zeitraum-Aktion oder Saisonpreis
- Mengenstaffel
- Standardpreisliste des Artikels
Jede Position zeigt an, aus welcher Stufe ihr Preis kommt. Damit endet die Diskussion, warum derselbe Bagger zweimal anders kostet.
Dauer und Faktoren
- Tages-, Wochen-, Monatspreis nebeneinander
- Mietfaktoren: der zweite Tag kostet weniger als der erste
- Staffeln nach Dauer und nach Menge
- Wochenend- und Feiertagsregeln, Abhol- und Rückgabetag
- Mindestmietdauer und Mindestauftragswert
- Rabatt auf Position, Gruppe oder Beleg
- Kaution und Versicherung nach Regel statt nach Erinnerung
Der Rest des Betriebs
Disposition und Kalender
- Zeitleiste über Artikel, Gruppen und Standorte
- Konflikte farbig markiert, mit Auflösungsvorschlag
- Tages- und Wochenansicht für Ausgabe und Rücknahme
- Liefer- und Abholtermine im Kalender
- Auslastung als Kennzahl je Zeitraum
Lager und Scanner
- Warenausgabe gegen Packliste, per Scan
- Rücknahme mit Differenzliste zum Soll
- Teilrückgabe, Schaden, Verlust mit Verlustpreis
- Unterschrift auf dem Gerät, Fotos, Zählerstände
- Läuft im Browser des Telefons, keine App-Installation
Rechnung und Geld
- Teil-, Sammel- und Dauerrechnung
- Anzahlung, Kaution, Kautionsverrechnung
- Nachberechnung aus dem Rückschein
- E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
- Zahlungseingang, Zuordnung, offene Posten
Mahnwesen
- Mehrstufig, mit eigenen Texten und Fristen
- Verzugszinsen und Mahngebühren nach Regel
- Automatischer Lauf mit Freigabe vor Versand
- Überfällige Rückgaben mahnen wie überfällige Zahlungen
Rollen und Rechte
- Rechte je Modul, Beleg und Feld
- Preise ein- oder ausblenden je Rolle
- Standort- und mandantenbezogene Sichtbarkeit
- Lager- und Scan-Rollen ohne Nutzerlizenz
Portal und Webshop
- Eigene Domain, eigene Marke, keine Provision
- Live-Verfügbarkeit aus derselben Engine
- Kundenkonto mit Belegarchiv und Verlängerung
- Barrierefrei nach BFSG
- Einbettung in WordPress, Typo3, Shopware
Schnittstellen
- REST-API mit Versionierung: alles, was die Oberfläche kann
- DATEV-Export für die Kanzlei
- Webhooks für eigene Automatisierungen
- Import und Export als CSV und Excel
Betrieb und Sicherheit
- Mehrmandantenfähig von Grund auf, nicht nachgerüstet
- Hosting in der EU, DSGVO, AV-Vertrag
- Tägliche Sicherung, Wiederherstellungspunkte
- Datenexport jederzeit, auch beim Abschied
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Fehlt etwas, das Ihr Betrieb braucht?
Genau so ist diese Liste entstanden. Schreiben Sie uns, was bei Ihnen anders läuft, wir bauen gerade, da lässt sich noch etwas ändern.